Il Colibrì Società Cooperativa, in linea con i propri valori fondamentali di trasparenza, mutualità, integrità e attenzione alla persona, ha adottato un sistema di gestione delle segnalazioni di illeciti, noto come Whistleblowing, in conformità con il D.Lgs. 24/2023.

Questo sistema è un pilastro del nostro impegno etico, mirato a prevenire e contrastare condotte illegittime o irregolari di cui si possa venire a conoscenza nell’ambito delle attività della Cooperativa. Crediamo che promuovere la cultura della legalità e della correttezza sia un dovere, come testimoniato anche dai nostri Bilanci Sociali (2023 e 2024).

Cosa si può segnalare?

È possibile segnalare violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico de Il Colibrì, o di altre normative interne ed esterne applicabili. A titolo esemplificativo, le segnalazioni possono riguardare:

• Irregolarità nei servizi socioassistenziali (es. abusi, negligenze, violazioni della dignità degli utenti).
• Frodi, episodi di corruzione, abusi d’ufficio o uso improprio delle risorse.
• Violazioni in materia di salute, sicurezza sul lavoro o protezione dei dati personali.
• Conflitti di interesse, mobbing, molestie o discriminazioni.

Le segnalazioni devono essere circostanziate e basate su elementi concreti, non su semplici voci o supposizioni.

Chi può segnalare?

La procedura è aperta a:

• Soci e dipendenti de Il Colibrì.
• Lavoratori autonomi, collaboratori, tirocinanti, volontari.
• Fornitori di beni e servizi.
• Qualsiasi altro soggetto che interagisca con Il Colibrì in un contesto lavorativo.

Come segnalare?

I nostri canali interni protetti a segnalazione dovrebbe contenere, ove possibile, informazioni chiare e dettagliate utili a consentire le verifiche necessarie, quali:

• descrizione dei fatti oggetto della segnalazione
• periodo e luogo in cui i fatti si sono verificati
• eventuali soggetti coinvolti o a conoscenza dei fatti
• eventuale documentazione o altri elementi utili a supporto della segnalazione

Segnalazioni prive di elementi sufficienti potrebbero non consentire lo svolgimento delle verifiche necessarie.

Per garantire la massima riservatezza e tutelare il segnalante, Il Colibrì mette a disposizione due canali interni sicuri:

1. Canale Elettronico Dedicato: È possibile inviare una segnalazione tramite l’indirizzo e-mail: segnalazioni@societacolibri.com. Questo canale è accessibile esclusivamente al Responsabile della Gestione delle Segnalazioni e garantisce la riservatezza. Si ricorda che l’indirizzo e-mail di invio potrebbe essere identificativo.
2. Metodo delle tre buste: Per chi desidera il massimo anonimato, è possibile inviare una segnalazione tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno (o consegna a mano in busta chiusa) all’indirizzo della nostra sede legale.

La segnalazione deve essere predisposta utilizzando il cosiddetto metodo delle tre buste, che consente di mantenere separati il contenuto della segnalazione e i dati del segnalante.

La procedura è la seguente.

Prima busta (busta interna)

La prima busta deve contenere:

• la segnalazione con la descrizione dei fatti
• eventuali documenti allegati utili alla segnalazione

Questa busta deve essere chiusa.

Seconda busta (facoltativa)

La seconda busta, anch’essa chiusa separatamente, può contenere i dati del segnalante, quali:

• nome e cognome
• recapito e-mail o telefonico

Questi dati consentono al Responsabile della gestione delle segnalazioni di comunicare con il segnalante durante la fase di gestione della segnalazione.

L’inserimento di questa busta è facoltativo.

Infatti, la segnalazione può essere effettuata anche in forma anonima.

Le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione qualora risultino adeguatamente circostanziate e supportate da elementi utili alla verifica dei fatti.

Terza busta (busta esterna)

Le due buste interne devono essere inserite in una terza busta esterna, sulla quale deve essere riportata la seguente dicitura:
“RISERVATA PERSONALE – NON APRIRE – SEGNALAZIONE DI WHISTLEBLOWING AI SENSI DEL D.LGS. 24/2023”.

Indirizzo: Al Responsabile della Gestione delle Segnalazioni – c/o Il Colibrì Società Cooperativa, via Caduti di Marzabotto 36, 47922 Rimini (RN).

Tutela del Segnalante: Massima Protezione e Divieto di Ritorsioni

Il Colibrì Società Cooperativa garantisce la massima riservatezza sull’identità del segnalante e sul contenuto della segnalazione. È severamente vietata qualsiasi forma di ritorsione (es. licenziamento, demansionamento, discriminazione) nei confronti di chi effettua una segnalazione in buona fede. Ogni atto ritorsivo sarà sanzionato e, se necessario, annullato.

Gestione delle segnalazioni

Il Responsabile della Gestione delle Segnalazioni garantisce la massima riservatezza sull’identità del segnalante, delle persone coinvolte e sul contenuto della segnalazione.

Il Responsabile:

• conferma la ricezione della segnalazione entro 7 giorni, ove possibile
• fornisce un riscontro sull’esito delle verifiche entro 3 mesi, nel rispetto della normativa vigente

Durante la gestione della segnalazione potranno essere svolte le verifiche necessarie per accertare i fatti segnalati.

Conservazione delle segnalazioni

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono trattate nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.

La documentazione è conservata per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre 5 anni dalla chiusura della procedura

Hai dubbi o vuoi saperne di più?

Per chiarimenti sulle modalità di invio delle segnalazioni o sul funzionamento del sistema di whistleblowing è possibile rivolgersi al Responsabile della Gestione delle Segnalazioni della Cooperativa, contattabile presso la sede amministrativa di Rimini.

Per ulteriori informazioni sulla normativa è possibile consultare il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle normative nazionali.

È inoltre possibile consultare il sito dell’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che fornisce indicazioni operative e gestisce il canale di segnalazione esterno, utilizzabile nei casi previsti dalla normativa.

Il Colibrì Società Cooperativa incoraggia l’uso dei canali interni per una gestione più rapida ed efficace delle segnalazioni. In specifici casi previsti dalla legge (D.lgs. 24/2023), è possibile rivolgersi all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).